Friday, June 06, 2008

PEMBUATAN KEPUTUSAN PARTISIPATIF


Hari ini saya ingin berkongsi dengan semua berkaitan salah satu teori pembuatan keputusan dalam menguruskan sesebuah organisasi.

Kajian-kajian mengenai teknik membuat keputusan secara partisipatif telah bermula sejak 1948 yang dikendalikan oleh Coch dan Fench (Conway, 1978 dalam Tony Bush, 1980) Menurut Estler (1988), keputusan secara partisipatif merupakan hasil perbincangan antara kalangan yang menyertai proses pembuatan keputusan dalam sesebuah organisasi. Owens (1995) pula menyebut bahawa membuat keputusan partisipatif memerlukan interaksi kuasa dan pengaruh daripada dua sumber iaitu kuasa dan pengaruh daripada pentadbir dan pihak lain dalam organisasi sekolah yang merujuk kepada guru dan staf, pelajar-pelajar dan ahli komuniti.

Banyak kajian menyatakan bahawa keputusan partisipatif adalah menguntungkan. Ia digabungkan dengan pertimbangan etika dan moral yang akan menyediakan sokongan untuk penglibatan aktif daripada kakitangan profesional dalam keputusan-keputusan yang mempengaruhi mereka. Keputusan partisipatif boleh memberi beberapa kebaikan (Newell, 1978). Keputusan ini lebih baik kerana terdapat penglibatan guru dan kakitangan. Ia juga dapat memperkembangkan potensi individu melalui penglibatan dalam proses membuat keputusan. Seterusnya, ia dapat mengintegrasikan matlamat peribadi dengan matlamat organisasi dan membantu ke arah keharmonian dan perpaduan dalam organisasi. Apabila kakitangan dijadikan penyumbang aktif dalam membuat keputusan, mereka akan merasakan dihargai dan dihormati. Lunenburg (1995) menyenaraikan 4 kelebihan membuat keputusan secara partisipatif iaitu tahap pengetahuan akan semakin meningkat apabila banyak maklumat dan pengalaman disumbangkan. Kedua, lebih banyak pilihan pendekatan boleh diperoleh apabila setiap individu mempunyai cara tersendiri dalam mencari maklumat, menganalisis masalah dalam setiap peringkat membuat keputusan. Ketiga, melalui kumpulan, kita dapat mengenal pasti dan menilai lebih banyak alternatif daripada ahli yang terlibat dan yang kelima, meningkatkan penerimaan keputusan oleh ahli organisasi.

Dalam membuat keputusan secara partisipatif, Owens (1995) menggariskan beberapa langkah yang boleh digunakan oleh pengetua di sekolah. Pertama, pengetua mengenal pasti jenis masalah berkenaan sama ada masalah tersebut sesuai diselesaikan oleh sekumpulan ahli atau patut dirujukkan kepada ahli-ahli yang mempunyai kepakaran tertentu. Misalnya, masalah yang berbentuk discrete lebih baik diselesaikan oleh seseorang yang pakar. Contoh masalah berbentuk 'discrete' ialah masalah yang elemen di dalamnya kurang jelas dan memerlukan siri turutan tindakan yang logik yang hanya dapat diselesaikan oleh orang tertentu sahaja. Masalah berbentuk 'emergent' pula sesuai dikendalikan oleh sekumpulan ahli. Masalah-masalah seperti ini biasanya lebih jelas dan penyelesaiannya memerlukan koordinasi berterusan dan maklum balas dari ramai orang. Kedua ialah mengenal pasti siapa yang patut terlibat dalam membuat keputusan secara partisipatif. Kesilapan yang selalu berlaku dalam membuat keputusan seperti ini ialah melibatkan setiap orang dalam semua keputusan. Sikap ini adalah tidak praktikal.

Sehubungan itu Edwin Bridges (1967) mencadangkan 3 cara untuk mengenalpasti masalah-masalah yang sesuai untuk melibatkan guru dalam membuat keputusan secara partisipatif iaitu:

1. Mengadakan ujian hubung kait (The test of relevance). Menurut Bridges, apabila keputusan yang hendak dibuat itu mempunyai ciri-ciri kepentingan kepada guru itu sendiri, maka minat mereka untuk menyertai pembuatan keputusan juga adalah tinggi. Masalah yang menepati ciri-ciri ujian ini adalah seperti kaedah pengajaran, disiplin dan kurikulum.

2. Ujian kepakaran (The test of expertise). Sekadar melibatkan guru dalam membuat keputusan dikatakan tidak mencukupi. Bagi menjadikan penyertaan guru lebih signifikan, seseorang guru mestilah sanggup dan mampu memberikan kerjasama dan sumbangan secara efektif. Contohnya, guru bahasa Inggeris walaupun bukan pakar dalam pendidikan jasmani boleh memberikan sumbangan sama ada kecil atau besar berdasarkan latihan dan pengalaman yang ada padanya.

3. Ujian bidang kuasa (The test of jurisdiction). Guru-guru biasanya hanya mempunyai bidang kuasa membuat keputusan dalam bidang yang ditugaskan sahaja. Masalah boleh jadi ada hubung kait dengan guru dan guru mungkin mempunyai kepakaran yang diperlukan untuk membuat keputusan tetapi tidak mempunyai bidang kuasa. Keadaan ini boleh menyebabkan kekecewaan.

Bridge (1967) menggambarkan 4 gaya pengetua dalam membuat keputusan pertisipatif di sekolah. Pertama, memaklumkan (announcing) iaitu pengetua mengambil tindakan dan memaklumkan kepada guru. Kedua mod pengujian (testing mod) iaitu pengetua membuat keputusan sementara (tentative decision), memaklumkan kepada guru untuk mendapatkan reaksi mereka dan akhirnya membuat keputusan yang muktamad. Ketiga, menasihat (soliciting) iaitu pengetua meminta cadangan dan kemudian memilib satu sebagai penyelesaiannya. Keempat ialah perwakilan kuasa (delegating) iaitu pengetua memberi peluang kepada guru untuk menangani masalah dan membuat keputusan. Keputusan guru akan menentukan tindakan-tindakan yang diambil.

Strategi partisipatif adalah sesuai apabila keputusan tersebut memerlukan penerimaan yang padu, kerana keputusan yang begitu selalunya memberi peluang kepada orang yang terlibat untuk mempengaruhi hasil. Memperoleh penerimaan melalui strategi partisipatif ini bukan sahaja memberikan guru dan kakitangan rasa berpengaruh untuk membuat keputusan tetapi juga memberi mereka pengetahuan mengapa sesuatu tindakan itu diambil. Di samping itu kualiti keputusan juga boleh dijamin apabila kakitangan dipanggil bersama untuk menyuarakan pendapat, pandangan dan idea-idea yang membantu.

Mengikut Vroom dan Yetton (1973), masalah yang sering dihadapi oleh banyak pemimpin adalah untuk menentukan kontigensi pembuatan keputusan. Model kontigensi Vroom-Yetton menerangkan beberapa cara membuat keputusan dan bagaimana untuk menggunakan berbagai-bagai strategi keputusan. Strategi keputusan itu adalah autokratik (A), perundingan (P) dan kumpulan (K). Apabila keputusan bergerak dari AI ke arah KII, jumlah pengaruh kakitangan terhadap keputusan akhir akan bertambah.

AI Pemimpin (pengurus, pentadbir) membuat keputusan menggunakan maklumat yang ada.

AII Pemimpin memperoleh maklumat daripada ahli-ahli kumpulan, kemudian membuat
keputusan

PI Pemimpin berkongsi masalah dengan ahli-ahli tertentu dalam kumpulan secara
pertemuan individu tanpa menemukan mereka sebagai satu kumpulan, dan pemimpin
membuat keputusan.

PII Pemimpin berkongsi masalah dengan ahli-ahli sebagai satu kumpulan dalam mesyuarat,
untuk mengumpul idea dan cadangan-cadangan, kemudian membuat keputusan.

KII Pemimpin berfungsi sebagai pengerusi dalam mesyuarat, berkongsi masalah dengan
semua ahli dan sama-sama membuat keputusan. Peranan pemimpin hanya untuk
menyediakan maklumat, membantu kesungguhan kumpulan menentukan penyelesaian,
dan bukan melalui dirinya sendiri.

Proses yang disarankan oleh Vroom dan Yetton ini memberi panduan kepada pengetua dalam memilih proses pembuatan keputusan yang sesuai. Bagaimanapun strategi ini bergantung kepada faktor-faktor berikut:

(i) Adakah masalah mempunyai keperluan kualiti tertentu? (ii) Adakah pemimpin mempunyai maklumat yang mencukupi untuk membuat keputusan?(iii) Adakah masalah itu berstruktur? (iv) Adakah perlu bagi orang lain menerima keputusan yang dibuat supaya ia boleh dilaksanakan? (v) Jika pemimpin membuat keputusan itu sendiri, apakah kepastian orang lain akan menerima? (vi) Adakah orang lain berkongsi matlamat-matlamat organisasi yang diperoleh melalui keputusan yang dibuat? (vii) Adakah keputusan yang dipilih kemungkinan menghasilkan konflik di kalangan ahli-ahli?

Di dalarn organisasi berbentuk hierarki seperti sekolah, proses pembuatan keputusan dikawal sepenuh oleh pentadbir. Sehubungan dengan itu adalah amat penting bagi seorang pentadbir mempertimbangkan bentuk penglibatan yang dikehendaki. Tannenbaum dan Schmidt (1961) telah mengemukakan satu kontinum tingkah laku pengurus dalam pembuatan keputusan yang dinamakan "Continuum of leadership behaviour".

Tannenbaum dan Schmidt mengenal pasti stail kepimpinan sebagai satu kontinum dari "berorientasi tugas" kepada "berorientasi manusia". Model ini menyatakan 7 stail kepimpinan, iaitu jika pemimpin menunjukkan tingkah laku lebih ke kiri kontinum (pemusatan kepada ketua), dia dikatakan mengutamakan dirinya dan lebih kepada mengarah. Manakala pemimpin yang menunjukkan tingkah laku lebih ke arah kanan kontinum (pemusatan kepada pekerja), dia dikatakan mementingkan orang-orang bawahannya dan membolehkan mereka berfungsi secara sendiri dalam had lingkungan yang ditentukan olehnya. Mereka juga melihat bahawa keputusan yang dibuat oleh seseorang pengurus adalah untuk mengelola, mengarah, atau mengawal orang-orang bawahannya supaya matlamat organisasi tercapai. Oleh kerana pengurus perlu bekerja melalui orang-orang bawahannya untuk mencapai matlamat organisasi dan orang-orang bawahan secara terus dipengaruhi oleh keputusan yang diambil, maka mereka mungkin berminat untuk sama-sama terlibat dengan pembuatan keputusan terutamanya yang melibatkan diri mereka sendiri.

Pemerhatian dan pengalaman saya di sekolah mendapati bahawa pembuatan keputusan partisipatif ini memang diamalkan oleh pengetua bahkan oleh pentadbir lain seperti penolong kanan, penyelia petang dan ketua-ketua bidang. Ini kerana di sekolah setiap guru mempunyai tugas dan peranan serta memiliki kepakaran dalam bidang masing-masing. Oleh itu pengetua perlu mengambil kira idea, pandangan dan penglibatan mereka dalam membuat sesuatu keputusan seperti mengenai buku teks, disiplin, pengajaran dan sebagainya.