Saya tertarik menulis perkara ini apabila dihubungi seorang anak buah berkaitan buku “One Minute Manager” karangan Ken Blanchard yang saya pun dah lupa pernah membacanya lama dulu. Apabila saya membelek semula kandungan buku ini baru saya teringat tentang “time management” yang saya pelajari semasa berkursus di IAB satu ketika dahulu. Ia lebih menarik perhatian saya apabila timbul rungutan seorang rakan yang mengadu mesyuarat-mesyuarat yang diadakan di tempat kerjanya selalu mengambil masa hingga 4 – 5 jam atau lebih sehingga menimbulkan rasa bosan.
The One Minute Manager boleh dibahagikan kepada tiga kunci utama iaitu :
1. 1. The One Minute Goals
2. 2. The One Minute Praisings dan
3. 3. The One Minute Reprimand.
Ketiga-tiga kunci ini mencadangkan kepada seseorang pemimpin atau pengurus teknik-teknik praktikal dalam mengendalikan pekerja atau orang bawahan secara berkesan. Apa amat menarik mengenai pendekatan yang dicadangkan oleh Blanchard ini ialah konsep penggunaan masa yang minimum dalam bekerja dan mewujudkan suasana kerja yang baik dan efisyen.
Matlamat Satu Minit (The One Minute Goals)
Matlamat Satu Minit atau The One Minute Goals sangat berguna dalam situasi mesyuarat atau perbincangan di antara pemimpin atau pengurus dengan pegawai-pegawainya/pekerja-pekerjanya. Resepinya ialah mengenalpasti matlamat yang ingin dicapai pada hari tersebut, ditulis dalam bentuk pernyataan lalu diagih-agihkan supaya ia dapat dinilai semasa ke semasa. Pemimpin yang baik akan menyudahkan mesyuaratnya dalam tempoh secepat yang mungkin sesudah hasrat matlamat dan selok belok tanggungjawab difahami oleh setiap ahli mesyuarat.Apa yang paling penting ialah ialah matlamat yang jelas, ringkas dan ditulis untuk dirujuk dan bukannya ucapan panjang berjela-jela.
Pada pandangan saya, dalam konteks mesyuarat bersama guru contohnya, mesyuarat yang efektif perlu ditentukan lebih dulu berapa lama diperlukan dan tidak mengambil masa terlalu panjang hingga 4-5 jam. Mesyuarat yang lama tidak semestinya berkesan kerana prinsip mesyuarat ialah memberi penerangan, membentang laporan/program dan membuat keputusan. Keputusan yang dibuat merupakan prinsip pembuatan keputusan yang seterusnya dilaksanakan menerusi pendekatan operasional oleh jawatankuasa yang berkenaan. Bagi mengelakkan mesyuarat yang terlalu panjang elok digunakan pendekatan bahan bantu – kertas edaran, minit curia, persembahan powerpoint dan sebagainya.
Pujian Satu Minit (The One Minute Praisings)
Seterusnya, Pujian Satu Minit atau The One Minute Praisings wajar dijadikan alat motivasi seorang pemimpin dalam membangkitkan keghairahan bekerja pengikut bawahannya/para pekerjanya. Jika pemimpin melihat pekerja melakukan kerja dengan baik, berilah pujian serta merta. Nyatakan secara spesifik apa yang telah melayakkan dia dipuji. Namun, pujian haruslah profesional, tidak berlebih-lebihan dan ringkas, sesuai dengan namanya, The One Minute Praisings.
Jangan diremehkan pujian ringkas kerana jika kena pada waktunya dan disulami keikhlasan boleh membangkitkan potensi tidak terbatas dalam diri seseorang. Dalam dunia teknologi yang serba canggih ini, pendekatan ini bukan sahaja boleh dilakukan dalam bentuk pengucapan lisan malah melalui pendekatan sms, mms, email, facebook dan sebagainya. Ini juga selari dengan saranan Hallinger melalui pandangan popularnya berkaitan “instructional leadership” yang mengaitkan insentif dan ganjaran sebagai antara makenisme yang boleh membantu mewujudkan ekosistem persekolahan yang baik.
Teguran Satu Minit (The One Minute Reprimand)
Saya memilih kata “menegur” sebagai terjemahan kepada kata “reprimand” dalam konteks tajuk di atas. Amalan memuji perlu diimbangi oleh perbuatan menegur jika terdapat kesalahan oleh orang bawahan/pekerja supaya MATLAMAT (goals) dan PUJIAN (praisings) terdahulu tidak akan merosakkan diri.
Teguran perlu dibuat serta merta dan secara profesional dan spesifik, semacam kunci kedua tadi. Selesai teguran, berjabatlah tangan dan nyatakan kepada pekerja tersebut sejauh mana kepentingannya terhadap kejayaan matlamat organisasi tersebut.
Kunci ketiga ini mengandungi dua aspek berkembar yang sama penting: MENEGUR dan MEMPERTEGUH. Jika anda hanya menegur tanpa memperteguh emosi pekerja tersebut, anda mungkin akan tidak digemari oleh ramai individu manakala motivasi para pekerja makin merosot lantaran tiada susulan bagi teguran anda.
Bagi saya, prinsip menegur adalah elemen yang lumrah kepada individu bernama manusia kerana ia berlaku sejak kita kecil lagi. Semasa kanak-kanak kita sentiasa ditegur oleh ibu bapa sekiranya membuat kesilapan tetapi kalau kita ingati semula ibu bapa kita lebih banyak membuat pujian selain teguran. Apabila ibu bapa kita membuat teguran akan disusuli dengan peneguhan seperti menepuk bahu, memeluk dan sebagainya.
Begitu juga semasa kita bekerja, kita seharusnya redha dengan segala teguran oleh ketua kita. Sebagai ketua sebaik-baiknya teguran dibuat mengikut kesesuaian situasi/keadaan/isu dan dalam situasi professional. Pengikut pula perlu menerima teguran secara professional dan bukan menganggapnya sebagai hukuman/dendan dan sebagainya. Selagi kita berfungsi sebagai pengikut dan ada ketua di atas kita, proses teguran pasti akan tetap berlaku. Saya juga berpandangan bahawa sebagai ketua adalah wajar teguran dilakukan jika perlu tetapi saya sendiri tidak pernah menjadikan teguran kepada seseorang sebagai dendam yang perlu disimpan di dalam hati sebaliknya sebagai sebahagian tugas professional dalam pekerjaan. Jika ini dapat kita lakukan ia adalah sebahagian daripada cara kita dapat menangani sebarang stress/tekanan. Tekanan kadang kala datang akibat masalah atau isu yang kita hadapi. Justeru kalau kita membuat teguran kepada seseorang seharusnya ia tamat dalam lingkungan teguran professional itu dan selepas itu kita boleh bersama minum kopi, berbual santai dan sebagainya.
Rahsia The One Minute Manager selanjutnya ini termuat di dalam ulasan buku The One Minute Manager oleh Kenneth Blanchard dan Spencer Johnson. Amazon.com: The One Minute Manager (9780425098479): Ph.D. Kenneth Blanchard, M.D. Spencer Johnson: Books
Iktibar daripada buku ini amat jelas, ringkas dan sesuai diamalkan oleh semua peringkat kepimpinan dan pengikut khususnya bagi mereka yang dilanda masalah suka bermesyuarat berjam-jam. Sesungguhnya, nilai masa terlalu mahal untuk dibazirkan dengan ucapan berjela-jela berbanding masa untuk bekerja.
Maksud Firman Allah Subhanahu wa Taala:
(1)Demi Masa (2) Sesungguhnya manusia itu dalam kerugian (3) Kecuali orang-orang yang beriman dan melakukan amal soleh dan nasihat-menasihati supaya (menjalankan) kebenaran dan nasihat-menasihati supaya sabar (tabah menghadapi kesulitan) (Surah Al-Asr)
Persembahan Power Point di bawah mungkin dapat membantu lebih memahani tulisan ini.
0 comments:
Post a Comment